I T FEBRES CORDERO
INTEGRANTES:
CARLOS BALAREZO, KEVIN CAJAMARCA,CRISTINA
MURILLO,VERONICA MONTALVAN
TEMA:
COMUNICACIÓN
EN LA EMPRESA
La correcta administración de una empresa depende en
gran parte de la colaboración de todos sus integrantes, que respeten las
normas establecidas, no obstante la libertad de expresión y con base en
una comunicación que fluya adecuada y oportunamente en beneficio de la
productividad.
A continuación se enumeran algunos de los factores que
representan el desarrollo de la comunicación en una compañía:
Factores Favorables:
1. Emitir mensajes claros y precisos al personal.
2. Brindar información oportuna a sus integrantes.
3. Dosificación de la información.
4. Revisión cuidadosa de los boletines de información.
5. Comunicarse en el momento oportuno, calendarizar las juntas o reuniones de trabajo.
2. Brindar información oportuna a sus integrantes.
3. Dosificación de la información.
4. Revisión cuidadosa de los boletines de información.
5. Comunicarse en el momento oportuno, calendarizar las juntas o reuniones de trabajo.
Factores Desfavorables:
1. Comunicación improvisada.
2. Citar al personal a reuniones improvisadas las cuales afectan el desarrollo de las actividades de la empresa y sus integrantes.
2. Citar al personal a reuniones improvisadas las cuales afectan el desarrollo de las actividades de la empresa y sus integrantes.
La comunicación consta de tres elementos:
· Emisor, donde se origina la información.
· Transmisor, a través del cual fluye la comunicación.
· Receptor, que recibe y debe de entender la información.
· Transmisor, a través del cual fluye la comunicación.
· Receptor, que recibe y debe de entender la información.
Una buena comunicación implica: claridad, integridad,
aprovechamiento de la organización informal, equilibrio, moderación, difusión
y evaluación.
Existen dos formas en las cuales la comunicación se puede
llevar a cabo, la formal y la informal.
Cuando se habla de la comunicación formal, se
refiere a aquella que se origina en la estructura formal de la organización
a través de los canales organizacionales, tal es el caso de la correspondencia,
instructivos, manuales, etc., y la comunicación informal que surge
de los grupos informales de la empresa y no sigue los canales formales,
aunque se puede referir a la compañía, por ejemplo, comentarios u opiniones.
Estos dos tipos de comunicación a su vez pueden ser:
- Vertical, cuando fluye de un nivel administrativo superior,
a uno inferior, o viceversa (quejas, reportes sugestiones, ordenes, instrucciones).
- Horizontal, se da en niveles jerárquicos semejantes (circulares, juntas, etc.).
- Verbal, se transmite oralmente.
- Escrita, mediante material escrito o gráfico.
- Horizontal, se da en niveles jerárquicos semejantes (circulares, juntas, etc.).
- Verbal, se transmite oralmente.
- Escrita, mediante material escrito o gráfico.
La comunicación es un proceso integrado y constante que
ofrece beneficios reales. Como todo procedimiento, requiere disponer de
un conjunto de recursos e instrumentos, donde cada uno de ellos responda
a estrategias y objetivos previamente determinado. De esta manera, se
facilita la percepción favorable de los públicos receptores, a los que
orientan las acciones.
Para los gerentes es importante por dos razones: primero
porque es un proceso por el cual se desempeñan funciones de planeación,
organización, dirección y control. Segundo, porque es una actividad a
la cual los administradores destinan una mayor proporción de su tiempo.
La importancia de la comunicación es que se caracteriza por ser el medio
que enlaza a las personas en una serie de organización con el objeto de
lograr un propósito común.
El manejo de la comunicación involucra los diferentes
niveles de la compañía y debe buscar proyectar una imagen única y coherente,
como síntesis de la misión, visión y valores que se reconocen en forma
interna. Es por esto que la planificación de estrategias y actividades
comunicacionales debe orientarse a tres tipos de públicos diferenciados:
- Los públicos internos, que comprenden al personal en
relación de dependencia directa con la compañía y su entorno familiar
más cercano.
- Los públicos externos, que son aquellos que influyen en la vida organizacional desde una posición de interés relativa y comprenden a clientes, medios de comunicación, competidores, etc.
- Públicos intermedios, que son distribuidores, proveedores, agentes de ventas y otros grupos de interés que pueden verse afectados por alguna circunstancia.
- Los públicos externos, que son aquellos que influyen en la vida organizacional desde una posición de interés relativa y comprenden a clientes, medios de comunicación, competidores, etc.
- Públicos intermedios, que son distribuidores, proveedores, agentes de ventas y otros grupos de interés que pueden verse afectados por alguna circunstancia.
Las empresas estructuran su comunicación en dos niveles:
la comunicación interna, dirigida hacia los llamados públicos (clientes)
internos de la empresa y que está formada por todos los mensajes (la información)
que comparten los miembros de una misma organización, y la comunicación
externa enfocada a los públicos externos de la compañía y que debería
ser capaz de transmitir los mensajes basados en la cultura de la empresa,
así como, la imagen o identidad corporativa.
La comunicación interna se establece en torno a tres
tipos de relaciones que son producto de la propia organización: las relaciones
de negocio, establecidas por la propia actividad; las relaciones internas
del día a día, de los empleados y colegas entre sí; y las relaciones que
establece la propia cultura de empresa. De hecho, la cultura de la organización
la integran las creencias y los valores compartidos que actúan de diferentes
maneras en cada una de ellas.
Una de las principales funciones del directivo es saber
comunicar dentro de su organización y, especialmente a los integrantes
de su equipo.
Por lo tanto, la comunicación en las empresas juega un
papel fundamental. En las sociedades tradicionales, el intercambio de
la comunicación personal se establecía, principalmente, a través del cara
a cara. El desarrollo de la tecnología ha ampliado las posibilidades de
transmitir con mayor rapidez y volumen la información dentro de las organizaciones.
Las empresas son tan complejas como las propias personas
que las componen. Por ello, la comunicación de los directivos no debería
caer en la improvisación. El personal merece directivos comunicadores
capaces de dirigir, en donde transmitan integridad y confianza a sus equipos.
La comunicación tiene mucho que ver con la manera en la que hacemos nuestro
trabajo, en definitiva, en cómo somos.
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Para empezar a tratar este tema, es importante señalar el concepto de comunicación, y según el autor Helbert Simon, la comunicación es "un acto de transmisión de premisas decisorias". Scott y Mitchel agregan que la transmisión es también de ideas, sentimientos o valores, entre individuos, grupos o máquinas.
Siempre que hay comunicación, hay información.
Funciones de la comunicación dentro de las organizaciones
1. Para actividades no orgánicas (comunicación informal).
2. Para establecer programas. Estos nos permiten llevar adelante los objetivos de la organización. Es un conjunto de acciones.
3. Para suministrar información para activar programas. Transmitir la información para llevar y dar a conocer los programas.
4. Para motivar a los individuos para que apliquen el programa.
5. Para realimentar el esquema (control)
Comunicación Formal Una comunicación es formal cuando se relaciona con la organización.
Se han elaborado canales formales para que la organización este funcionando.
1. Comunicación verbal (tramo corto) - Filtros formales Los filtros formales son por ejemplo una secretaria, en el caso que un subordinado quiera hablar con su jefe.
2. Comunicación escrita: Memorandums y cartas. Los memorandums se utilizan para transmitir información breve y concisa. Se aclara quien es el receptor y el emisor. Son de circulación interna. Generalmente en una organización grande se utilizan para enviar mensajes entre dos diferentes áreas. Las cartas en cambio, se utilizan para la relación entre la organización y el medio ambiente. Es decir, su uso se extiende de la frontera de la misma.
3. Actas e informes. Formalidades. Los informes contienen información estandarizada y pre establecida. Las actas se escriben en reuniones, entre directivos, en un consejo, etc. Se transcribe el resultado de la reunión. Generalmente se firman por los participantes al finalizar la misma.
4. Manuales. Estos establecen los procedimientos a llevar en la organización ante una determinada situación. Son muy útiles cuando ingresa personal nuevo a la organización.
5. Curso de documentos. Se lo conoce también como expediente. Es un documento que se le va adicionando información acerca de un tema determinado, del cual se necesita el consentimiento u opinión de todas las áreas. Cada una de estas emite su informe para que luego se pueda tomar una decisión final.
Comunicación informal.
1. Fuera de la organización. Pero se da con personas pertenecientes a la misma, que tienen una relación fuera.
2. El rumor. Es aquel que se pasa de boca en boca entre el personal. Cuando este llega a oídos del jefe, queda en el comprobarlo, o pasarlo por alto.
3. Camarillas.
Tipos de comunicación
Vertical: Cuando se da del jefe a sus subordinados (en este caso recibe el nombre de vertical descendente) o cuando un subordinado se comunica con su jefe (vertical ascendente)
Horizontal: entre el mismo personal.
Límites de la comunicación formal Límites ascendentes
1. Inocuidad para el emisor
2. El superior igual lo sabrá.
3. El subordinado quedara desairado ante su jefe.
Limites descendentes
1. Que no disminuya su autoridad.
2. Ignorancia sobre las necesidades del subordinado.
Interrelación estructura - comunicación
1. Canales formales de comunicación. Si hay muchos niveles, produce que la comunicación no sea tan fluida.
2. Estructura de la autoridad. Pueden existir barreras. La relación entre dos personas de un mismo nivel es diferente a que si fuesen de dos niveles diferentes.
3. Especialización del trabajo. Causa un lenguaje diferente entre distintas áreas.
4. Propiedad de la información. Las áreas que manejan información de tipo confidencial se sentirán más "importantes" que las demás.
Barreras de la comunicación
1. Deformación: Es un problema semántico, osea, relacionado con el lenguaje. Relcionado con los marcos de referencia: forma de pensar, la crianza, etc.
2. Filtración: manipuleo de la información, según las intenciones del emisor. Generalmente ocurre en la comunicación verbal ascendente.
3. Sobrecarga: Al superior le llega demasiada información. Existe un principio de la excepción: solo se debe comunicar lo principal del funcionamiento de la organización o del area correspondiente. Se debe comunicar lo que funciona mal.
4. Sincronización: coordinación entre el tiempo y la información que se emite o realiza.
5. Falta de aceptación: Esta falta de aceptación por pare del que lo recibe puede ser por la falta de claridad del mismo o por desconfianza del emisor.
6. Cortocircuito: ocurre cuando se saltea algín nivel estructural de la organización.
Dimensiones de la comunicación Relacionado con los intervinientes en el proceso comunicacional.
1. Intrapersonal (X): Entre la persona misma. Por ejemplo, leer un libro, el diario. A la organización le importa ya que se relaciona con los conocimientos que cada persona tiene, y eso influencia en el trabajo.
2. Interpersonal (X ß X): Entre dos personas. Por ejemplo, el jefe y sus subordinados.
3. Grupal - Personal (X ß XXXX) Por ejmplo, cuando un grupo de subordinados se presentan ante su jefe.
4. Intergrupal (XXXXX ß XXXX) Entre dos grupos. Puede darse el caso que un grupo de directivos se juntes con los directivos del sindicato, o algunos de sus empleados.
Conclusión final
La comunicación adquirió mayor importancia debido a la globalización y a la masa de individuos que forman parte de los procesos empresariales.
Saber expresarse bien es una herramienta fundamental para el desempeño de los ejecutivos. Implica poder transmitir efectivamente conceptos e ideas, órdenes y directivas.
Cuando estos conceptos no se comunican bien, se observa una falta de incentivos y carencia de objetivos claros y precisos. Esto ocasiona una pérdida de autoridad del gerente, inseguridad para los empleados, frustración por parte del jefe y sus subordinados, y como consecuencia, las cosas se hacen mal y se producen resultados no deseados.
El capital esencial de las personas no es la seguridad laboral sino la información. Para que ésta pueda ser transmitida en forma satisfactoria, es útil valerse del humor, de los gestos y de la interrelación con el público. Se debe tener en cuenta el manejo del tiempo y que el mensaje sea claro, por lo que se aconseja hacer un ensayo antes de una presentación.
Podemos decir entonces, que el objetivo es lograr que las cosas se hagan sin malentendidos ni imprevistos.
